• 27 Agosto 2018

Se existe uma palavra que consegue resumir a rotina diária de uma clínica ou consultório, essa palavra é correria. São diversos pacientes, vários procedimentos, horários, marcações, conferência de estoque, médicos de diferentes especialidades, pagamentos e recebimentos de contas, o faturamento TISS, a recepção e muito, muito trabalho.




Para que tudo corra com eficiência e prontidão - afinal, os pacientes querem ser bem atendidos - a palavra de ordem é organização. Manter os processos internos organizados irá tornar a rotina mais simples e leve e só trará benefícios tanto para os médicos, quanto para os pacientes. 

O primeiro passo para uma boa organização é a gestão da agenda médica. Você que está lendo esse artigo agora, sabe como organizar uma agenda? Saber gerir os horários de atendimento é de suma importância para o bom funcionamento da clínica, além de impactar diretamente no faturamento do seu estabelecimento. 

É que ter uma agenda de consultas médicas organizada e bem estruturada significa saber exatamente quais são os horários disponíveis, quem são os pacientes confirmados e quais os desmarcados. Isto é, torna-se muito mais fácil manter todos os horários preenchidos e faturar mais e mais, ser abrir mão, é claro, da qualidade no atendimento.

A forma como você vai organizar sua agenda vai depender de alguns fatores, e o principal deles é a sua adaptação à ferramenta escolhida. Ou seja, qualquer que seja a sua forma de organização, o importante é ser funcional e prático para sua rotina. Para te ajudar na escolha, levantamos aqui alguns itens para você levar em consideração antes de definir.


1. Agenda de Papel x Agenda na Nuvem

Como você faz seus agendamentos atualmente? Se a resposta para essa pergunta for aquela velha agenda de papel, há formas mais modernas e eficazes de administrar os horários da sua clínica. Hoje em dia, a grande maioria dos estabelecimentos médicos já utiliza softwares para controle e gestão de agenda. Os sistemas de saúde ajudam a otimizar e são muito mais eficazes quando o assunto é organização. 

As agendas online representam a facilidade de ter tudo ao alcance das mãos e, o melhor, em apenas alguns cliques. Além disso, com elas você nunca mais terá o problema de esquecer a agenda no consultório. Com as agendas online, todos os seus dados ficam na nuvem. Desta forma, você pode acessá-las de onde estiver, de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, seja computador, tablet ou mesmo o inseparável smartphone.

Com uma agenda online, também, você amplia seus pontos de contato com seus pacientes. É que com a possibilidade de colocar um agendamento online no seu site ou página do Facebook, por exemplo, você permite que seu paciente se agende qualquer dia da semana, mesmo à noite. Com isso você desafoga sua recepcionista, aumenta o volume de agendamentos e continua tendo todo o controle sobre sua agenda.

Além disso, com uma agenda na nuvem é possível ter controle total de todas as informações. É que, tudo o que for inserido no sistema, fica gravado e pode ser consultado quando você desejar. Os dados de agendamento de consulta viram também relatórios completos e, através deles, é possível avaliar e mapear os dados de agendamento e, assim, traçar novas estratégias, quando necessário. Então, já passou da hora de você se livrar daquele monte de papel, não é mesmo?



2. Sou médico e atendo em vários lugares diferentes. E agora?


É muito comum um médico atender em mais de um lugar diferente. Por isso, mesmo, pelo Shosp é possível ativar o Controle Multiclínicas. Com ele, você pode cadastrar diferentes unidades no sistema, cada uma com dias e horários diferentes, de modo a deixar a agenda bem organizada.

Caso você tente cadastrar um horário em que o médico já atende em outra unidade, o sistema irá te avisar, evitando erros humanos no agendamento de pacientes.


3. Organizando a agenda de modo eficiente

Alguns pontos devem ser levados em consideração na hora de organizar a sua agenda, seja ela de papel ou na nuvem. Então agora vamos explorar algumas dicas de como fazer da agenda a sua melhor aliada para um atendimento de qualidade e para uma gestão para lá de eficiente. Vamos lá?!


A. Defina o tempo de atendimento de cada médico

Quanto tempo, em média, o médico leva para atender um paciente ou realizar um determinado procedimento? Essa informação é de extrema importância para uma boa organização de agenda. 

Se um médico leva cerca de meia hora com cada paciente por exemplo, isso significa que sua agenda deve ser organizada de acordo com esse tempo. Melhor ainda é deixar uma “sobra” de 10 ou 15 minutos além do tempo de atendimento - para poder organizar o consultório para o próximo paciente, ou para o caso de o médico precisar de uma pequena pausa para o café ou ir ao banheiro, ou mesmo contando com atrasos - tanto por parte do profissional, quanto do paciente.

Lembre-se de que atender bem o seu paciente também passa por atendê-lo no horário marcado. Afinal, ele também tem compromissos. E tem ainda aquele velho ditado: “tempo é dinheiro”. Use o seu com sabedoria! 



B. Lembre-se de confirmar as consultas com seus pacientes

Talvez você nunca tenha parado para pensar no valor da confirmação de consulta. Mas, saiba que ela pode ajudar (e muito!) a reduzir o número de faltas em sua clínica. Pesquisas mostram que o simples fato de confirmar uma consulta é capaz de reduzir em cerca de 30% as faltas dos pacientes.

Com o Shosp é possível confirmar consultas tanto por SMS, quanto por e-mail de maneira automatizada, inclusive contando com a resposta do paciente. É que com base nos agendamentos dos pacientes o sistema dispara uma mensagem e reconhece as respostas - positivas ou negativas - dos pacientes, assinalando na sua agenda as atualizações.

Além de economizar o tempo das recepcionistas (que, normalmente ficariam ligando para os pacientes) e também ajuda a diminuir o índice de absenteísmo da sua clínica, a confirmação automática de consultas ajuda a manter uma agenda lotada e bem organizada. Afinal, uma vez que o paciente avise que não irá comparecer, há tempo hábil para colocar outra pessoa em seu lugar, certo?

C. Veja se o encaixe se encaixa a você

O encaixe pode ser a solução dos problemas para alguns médicos. Porém, para outros ele pode significar uma grande bagunça na rotina. E para você, o encaixe é uma boa ideia?

Cada estabelecimento (ou mesmo cada médico) adota uma política diferente para lidar com o encaixe. E isso vai depender do seu tipo de gestão, da sua especialidade e até mesmo do seu tipo de negócio. Tudo vai depender de como é a sua rotina no consultório, do número de pacientes atendidos por dia, do tempo despendido em cada um deles e se o seu gerenciamento exige mais rigidez ou pode ser mais flexível

No caso de optar pelo encaixe, lembre-se de deixar uma margem maior de tempo em sua agenda. Isso irá evitar atrasos. Afinal, você não quer que seu paciente demore muito tempo para ser atendido e saia do consultório insatisfeito, não é verdade?

D. Que tal deixar os seus pacientes se agendarem por conta própria, com mais liberdade?

O agendamento online é um recurso cada vez mais utilizado pelas clínicas e consultórios. Hoje em dia, a maioria dos estabelecimentos já possui um site e aqueles que não têm, já estão providenciando. Aproveitando esse canal, que é fundamental para ser visto pelos pacientes e futuros pacientes, que tal usar a tecnologia a seu favor e investir no agendamento online?

O agendamento online, é uma forma de dar mais liberdade aos seus pacientes, afinal, eles poderão marcar suas consultas sem precisar falar com a recepcionista e saberão exatamente quais são os horários disponíveis. Além disso, isso poupa o tempo dos funcionários, agilizando e simplificando o dia a dia da clínica. 


Pronto! Com alguns passos simples é possível manter uma agenda bem organizada e cheia de clientes. Está esperando o que para começar a colocar tudo isso em prática?

Semana que vem voltaremos com mais um tópico essencial para uma boa gestão da sua clínica: a Recepção Automatizada. Fique de olho que já já tem conteúdo novo!