A recepção e o bom atendimento são pilares essenciais para que os pacientes se sintam bem ao procurarem por atendimento médico em uma clínica. Por isso, investir em um treinamento de secretária é algo muito relevante.
São as secretárias as responsáveis pelo agendamento de consultas, atendimento telefônico, contatos via e-mail ou outros canais de comunicação pela internet, recebimento dos pacientes no consultório etc.
A postura e o preparo profissional, portanto, precisam sempre ser mantidos por esses profissionais, e é de responsabilidade do gestor da clínica garantir, por meio da promoção de treinamentos, que isso ocorra.
Sendo assim, para que você possa desenvolver um treinamento de secretária eficiente, listamos 5 dicas essenciais que você precisa seguir. Acompanhe.
1. Invista em cursos de informática
Ter habilidades intermediárias em informática é algo muito importante para as secretárias de consultórios, tendo em vista que cada vez mais os processos manuais estão sendo substituídos por suas versões informatizadas.
Os softwares de gestão para clínicas são muito completos e garantem que todas as atividades que antes eram feitas no papel possam ser desenvolvidas no computador, de forma rápida e prática, mas para isso é necessário que o local conte com operadores que saibam administrar bem o uso dos programas.
2. Oriente sua secretária sobre o fluxo de caixa
São as secretárias que fazem a cobrança das consultas e por isso também é necessário que eles tenham conhecimentos em gestão financeira, sobretudo em fluxo de caixa, para que saibam como lançar corretamente as entradas e saídas de dinheiro.
Nesse sentido, também convém que se tenha conhecimento de como devem ser feitas as cobranças dos planos de saúde, tendo em vista que a maioria dos pacientes opta por ser atendido via convênio e não de forma particular.
3. Demonstre a importância do banco de dados
Os bancos de dados armazenados em sistemas de gestão, como os prontuários eletrônicos, trazem informações que são fundamentais para o trabalho do médico, as quais podem agilizar as consultas e também manter contato com essas pessoas.
Por esse motivo, as secretárias precisam ser orientadas sobre como manter essas informações sempre atualizadas, revisando periodicamente os cadastros dos pacientes.
Outro ponto importante é alertar para o sigilo das informações de pacientes, que não podem ser repassadas para outras pessoas sem a devida autorização do responsável.
4. Eduque sobre os procedimentos do consultório
Cada consultório tem suas particularidades, portanto, quando uma nova secretária é contratada ela precisa ser educada sobre as rotinas administrativas do novo local de trabalho.
Deve ser explicado quem são os profissionais que atuam na clínica, quais são os padrões de atendimento, os tipos de serviços que são oferecidos etc.
5. Elabore um manual de atendimento
Para garantir que os pacientes e outras pessoas que chegam na clínica sejam bem atendidos, convém a elaboração de um manual de atendimento, com dicas de abordagem e formas de lidar com cada indivíduo.
Esse manual pode ser impresso ou digital e estar sempre disponível para consulta dos profissionais, de modo que suas dúvidas possam ser esclarecidas quando necessário.
Agora que você já sabe como desenvolver um treinamento de secretária para suas secretárias, coloque tudo isso em prática hoje mesmo e garanta um bom atendimento para os seus pacientes.
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