O ano de 2019 se aproxima e esse momento não é apenas de reflexões e de estabelecimento de novas metas, mas também de planejamento na gestão de clínica. Afinal, gestores que estão comprometidos em sempre melhorar a qualidade nos serviços prestados aproveitam esse momento para reorganizar tanto a estrutura interna quanto os equipamentos.
Além disso, o período pode ainda ser útil para a aquisição de novas ferramentas tecnológicas, sem falar na capacitação da equipe — ou, até mesmo, em sua possível renovação. Para ajudá-lo na busca pela excelência na gestão de clínica, elaboramos este post com 9 dicas que certamente serão muito úteis à sua clínica. Vamos a elas!
1. Explore a tecnologia
Introduzir um sistema de gestão integrada na sua clínica é uma boa opção para agilizar os processos, otimizando o tempo e, ainda, tendo um maior controle das atividades desenvolvidas em todos os setores — do médico ao financeiro.
Softwares disponíveis no mercado têm sido a alternativa para muitos empreendimentos saírem na frente da concorrência, tendo uma ferramenta a mais na elaboração de planilhas, estatísticas de atendimento e perfil dos pacientes. Isto é, a tecnologia de TI contribui para aumentar a produtividade e, consequentemente, os lucros.
Além disso, o prontuário médico eletrônico já vem sendo utilizado pela maioria das clínicas médicas e não pode ficar de fora da sua. Por meio da ferramenta, é possível observar o histórico do paciente, fazer controle dos pagamentos e recebimentos, sem falar no agendamento online das consultas.
2. Melhore o controle de seu estoque
Outro ponto importante na gestão de clínica é fazer um controle mais apurado do seu estoque. Logo no começo do ano é possível organizar melhor os produtos que estão armazenados, adquirindo o que está com uma quantidade reduzida, além de eliminar papéis que já não são mais necessários.
Veja os prazos de validade e estabeleça metas de compras para não perder materiais. Deixe tudo bem identificado e utilize um sistema de entradas e saídas para não se perder nesse controle.
Armazenar os arquivos em cloud computing (computação em nuvem) é uma boa dica para virtualizar os documentos, podendo acessá-los de qualquer lugar do mundo onde haja um ponto de acesso à Internet.
3. Forme uma boa equipe
Caso a sua equipe já esteja pronta, esse período pode ser utilizado para capacitar ainda mais os colaboradores. Agora, se houver funções que necessitem de uma renovação, busque profissionais com boas referências.
Clínicas que contam com funcionários que vestem a camisa do time, integrados com a política de valores da empresa, têm mais chance de satisfazer os pacientes — principalmente em razão do bom atendimento e da valorização humana.
Investir na integração dos colaboradores, passando por médicos, enfermeiros e secretárias, é fundamental para manter o espaço harmonioso e com mais eficiência nos atendimentos.
4. Organize seu controle financeiro
Indispensável para uma gestão de clínica, o controle financeiro é um ponto chave para seu sucesso, passando pelos valores a receber de convênios, atendimentos particulares a outros pontos de recebimentos e também de pagamentos a realizar.
Como muitos médicos não têm conhecimentos técnicos de administração, o ideal é contratar um gestor ou explorar os recursos tecnológicos para fazer um controle mais apurado das finanças. Afinal, esse é o setor responsável pelo funcionamento de todos os departamentos.
Por isso, tanto novos investimentos quanto redução de custos devem sempre ser muito bem planejados e realizados com cautela. Ou seja, erros nas tomadas de decisões e também com os tributos a pagar devem ser evitados ao máximo para sua clínica sempre se manter em um bom funcionamento.
5. Otimize o seu espaço físico
O espaço físico da sua clínica também pode e deve ser otimizado para que possa ser mais bem aproveitado no ano que está por vir. Falamos anteriormente sobre os prontuários eletrônicos e os benefícios que eles trazem para as clínicas e consultórios.
Isso também se aplica quando falamos em organização do espaço físico. Afinal, os grandes fichários com pastas e muitos papéis com as informações dos pacientes se tornaram dispensáveis com a digitalização dos prontuários.
Antigamente era comum que clínicas destinassem uma sala exclusiva para arquivo, por exemplo. Hoje, com os processos feitos no meio digital, isso já se tornou obsoleto e essas salas podem dar lugar a consultórios mais amplos ou salas de espera mais aconchegantes.
6. Organize os documentos
Ainda falando sobre prontuários eletrônicos e liberação dos espaços, a tecnologia permite que os ambientes sejam mais bem organizados. É bastante comum, no caso de prontuários físicos, que se percam folhas ou se misturem documentos, o que pode trazer imprevistos e, até mesmo, problemas judiciais para a clínica. Isso não acontece com os documentos eletrônicos.
A ideia é que você guarde não apenas os prontuários, mas também informações sobre os cadastros dos pacientes, dados sobre o fluxo de caixa e do estoque, entre outros itens relevantes em nuvem. Assim, você poderá consultar o que deseja em qualquer local em que estiver.
7. Melhore a limpeza do ambiente
Manter um ambiente sempre limpo e agradável também é importante para que as pessoas se sintam bem, tanto na sala de espera, quanto dentro do consultório. Assim sendo, é relevante ter as paredes sempre muito bem pintadas, uma decoração bonita, móveis funcionais etc.
Todo esse asseio possibilitará uma melhora no aspecto visual da clínica, que certamente chamará a atenção dos pacientes e trará mais confiança e credibilidade para o trabalho que você desenvolve.
8. Ofereça um bom serviço de copa
Para que as pessoas se sintam mais à vontade na sala de espera da clínica médica, convém que você também ofereça um serviço de copa. Não é preciso nada muito elaborado, mas recomenda-se que sejam servidos chá e café, bem como petiscos leves, como biscoitos de água e sal.
É importante ressaltar que, ao oferecer esses alimentos, é preciso ter atenção redobrada com a limpeza do local. Caso alguém suje algo com farelos ou derrame algum líquido por acidente, por exemplo, a limpeza deve ser feita no ato.
9. Melhore o atendimento na recepção
As recepcionistas e secretárias da sua clínica precisam ser muito bem treinadas para que recebam bem a qualquer pessoa que chegar até o local. É preciso agir com disponibilidade e simpatia para que as pessoas se sintam acolhidas para uma situação que, muitas vezes, é desconfortável, como um procedimento médico.
O agendamento online de consultas ou um sistema que possa tornar esse processo mais ágil também é importante para que o bom atendimento seja garantido, tanto presencialmente na recepção, quanto por telefone.
Essas são algumas dicas para a gestão de clínica que listamos para que você possa colocar em prática no ano de 2019. Siga-as à risca e garanta mais sucesso no seu estabelecimento!
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