Aprenda a deixar sua recepção ainda mais agradável
  • 13 Agosto 2018

É evidente que uma clínica ou um consultório devem se ancorar na formação, na experiência e na origem de seus profissionais para conquistar o paciente e o respeito na área da saúde em um competitivo mercado nacional. Isso, porém, não pode — e não deve —impedir que o profissional também se atente ao ambiente de trabalho, mantendo uma recepção mais agradável.

A aparência do local, por exemplo, é muito importante para um bom atendimento. Além disso, o ambiente da recepção, em si, é o primeiro contato entre você e seus pacientes. Por isso, é tão importante a atenção com a organização desse ambiente, desde a disposição dos móveis, mas sobretudo, até o atendimento e tratamento oferecido às pessoas.

E pensando no melhor ambiente possível para seus pacientes, mostraremos dicas infalíveis para deixar sua recepção mais agradável. Quer obter todas essas informações agora mesmo? Então siga a leitura e informe-se.

6 dicas para deixar a recepção mais agradável

1. Priorize a organização e a higiene acima de tudo

Sim, nós sabemos que você também tem noção do quanto a higiene é importante para um ambiente agradável. Porém, é muito comum as pessoas relacionarem higiene somente com a limpeza. No entanto, ela também tem muito a ver com a organização do espaço.

Um ambiente razoavelmente desorganizado, como uma mesa bagunçada, pode fazer seu paciente se sentir em um lugar desordenado e sujo ao mesmo tempo.

Mantenha o foco na organização com um padrão tão alto quanto o da limpeza. Dessa forma, o paciente perceberá que a recepção e os seus profissionais se preocupam com a credibilidade do local, mantendo-o sempre organizado e limpo.

2. Cuide da mobília de sua recepção

As recepções de uma clínica e de um consultório, independentemente de seus tamanhos, devem ter uma mobília adequada ao plano arquitetônico de um empreendimento hospitalar. Não recomendamos, porém, que seja tudo em cores brancas. Utilize essa cor, mas varie o contraste com cores fortes em pequenos objetos.

As cores podem influenciar o comportamento e o sentimento dos pacientes. Em uma clínica, é comum que os pacientes se sintam desconfortáveis e fragilizados, por causa da atmosfera hospitalar. Por isso, você deve fazer uso das cores a fim de criar um ambiente aconchegante.

Por exemplo, uma sala predominantemente azul, situação que em outros momentos não seria problema, pode deixar seus pacientes deprimidos. Portanto, não utilize mais de uma mobília ou objeto de decoração — como um quadro — nesse tom. Prefira a utilização sem exageros de cores quentes ou rústicas, como as de madeira e couro.

Outro ponto que deve ser levado em consideração quando falamos em mobília, é sobre o conforto dos móveis. Como muitas pessoas utilizam o sofá, por exemplo, é natural que ele se desgaste com o tempo, deixe de ser macio e fique desconfortável. Por isso, recomenda-se uma espécie de inspeção de tempos em tempos, para que você possa substituir os móveis que já estiverem muito usados e por isso menos confortáveis.

A disposição das cadeiras também é algo importante e que você precisa ficar atento. Deve-se posicionar os móveis de modo que seja fácil a circulação pelo ambiente e que o fluxo de passagem de pessoas não se torne incômodo.

Existem alguns erros que são muito comuns quando falamos em disposição de móveis em consultórios médicos. Listamos os principais para que você possa evitá-los. Acompanhe:

  • deixar as cadeiras de costas para a porta de entrada, de modo que o paciente não enxergue o que se passe por trás dele;
  • disponibilizar as cadeiras todas em um único espaço;
  • não proporcionar a acessibilidade para pessoas portadoras de necessidades especiais, como os cadeirantes e idosos.

A decoração também é algo que está relacionado à mobília. Afinal, as cores escolhidas para pintura das paredes e os itens decorativos precisam casar e criar um ambiente harmônico com os móveis da recepção.

Quando falamos em cores para deixar a recepção mais agradável, podemos escolher algumas como o salmão e os tons pastéis, que são cores mais amenas e que costumam agradar a todas as pessoas.

Já no quesito de itens decorativos, podem ser incluídos quadros, arranjos de flores, almofadas, entre outros objetos de adorno. Se julgar interessante, você pode contratar um decorador de ambientes para realizar esse trabalho profissionalmente.

3. Conheça os costumes de seus pacientes

Revistas e café são os elementos básicos das recepções de clínicas e consultórios. Mas este texto não fala somente do básico, correto? Não basta colocar algumas revistas na mesa da recepção, aleatoriamente. Seu paciente deve gostar do que está ali.

Se seu paciente é um arquiteto, ponha revistas sobre arquitetura, se for um outro médico ou um advogado, disponibilize materiais adequados. Nenhum tipo de graduação? Varie em assuntos gerais. Só não deixe seu paciente sem opções de leitura.

Se tiver televisão, aberta ou TV por assinatura, o mesmo raciocínio sobre as revistas deve ser seguido. Mantenha o controle na mesa da recepcionista, mas à vista. Assim, o paciente saberá que tem a opção de solicitar a mudança de canal.

Ainda sobre meios para o entretenimento dos pacientes enquanto aguardam as consultas, atualmente, é indispensável que o consultório ofereça internet wi-fi para que as pessoas possam conectar os seus dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

Você pode até mesmo deixar a senha escrita em um cartaz ou quadro pendurado em um local com boa visibilidade. Assim os pacientes saberão que o consultório dispõe desse serviço.

No caso de consultórios de pediatras ou de médicos em que os pacientes costumam levar os seus filhos pequenos junto a eles quando vão consultar, uma ideia interessante é criar um espaço kids. Esse local poderá ter brinquedos educativos, jogos, lápis de cor e folhas em branco para colorir, entre outras opções de entretenimento para as crianças.

Trate seu paciente com carinho e conforto desde o exato momento em que ele atravessar a porta de entrada de sua clínica ou de seu consultório. Esse tipo de cuidado tornará a recepção mais humanizada, porque demonstrará preocupação com o bem-estar do paciente durante todo o processo de consulta.

O objetivo é deixá-lo à vontade, por isso, observar seu comportamento e até pedir sugestões de melhorias no espaço são aspectos que merecem consideração. Isso pode, no fim, trazer mais visibilidade e confiança para a clínica.

4. Treine adequadamente sua recepcionista

Nenhum conforto pode trazer uma boa sensação sem um tratamento diferenciado por parte da primeira pessoa com quem o paciente conversa: a recepcionista.

Ela é a primeira impressão do atendimento, é o seu cartão de visitas. Um ótimo atendimento na recepção significa atenção com as necessidades do paciente. Ao se sentir bem acolhido, a satisfação e a autoestima do paciente estarão em alta antes mesmo do atendimento.

Isso ajudará a criar uma relação mais humana entre você e o seu paciente. Tal fato é muito positivo para a clínica, porque permite que o contato com o paciente seja real e não automático.

Quanto mais se conhece cada paciente, mais fácil será a interação e compreensão de suas necessidades. Além disso, os profissionais da recepção precisam saber utilizar uma linguagem adequada, evitando a informalidade excessiva, por exemplo.

A recepcionista precisa ser treinada também para o atendimento telefônico, em aspectos como: contatar o paciente para confirmar uma consulta, pedir um agendamento ou avisar sobre o atraso ou adiantamento do atendimento. Todas essas informações precisam ser dadas de forma educada e respeitosa.

5. Busque feedback com seus próprios pacientes

Essa é uma dica que vale para qualquer ramo profissional: a opinião do seu paciente é essencial para o sucesso de cada parte do seu empreendimento. Esse é seu público principal.

Saber se ele aprova ou desaprova o que ocorre no seu espaço é fundamental para melhorá-lo sempre e para ter sempre muitos pacientes. E como estamos na era da internet, pesquisas in loco não são as únicas maneiras de se obter opiniões de todos os pacientes do Brasil e do mundo.

Nesse sentido, a recepção pode ser tema de uma pesquisa de opinião, a fim de garantir que o ambiente realmente seja um espaço agradável, higienizado, que traz boas sensações e bem-estar aos pacientes. Você tem chances de descobrir oportunidades de melhoria que só a perspectiva do paciente poderia oferecer.

Existem ferramentas online, grupos em redes sociais e sites como este, que podem ajudar você a criar um ambiente mais agradável para a recepção de sua clínica ou consultório.

6. Tenha um serviço de copa 

As opções para bebidas também devem ser diversificadas, mas preste atenção às estações do ano. Ofereça uma seleção de bebidas quentes no inverno (café, chá, chocolate), mas conte com sucos naturais nos períodos de calor. Além disso, você deve disponibilizar aos pacientes um espaço limpo e organizado para que eles consumam essas pedidas.

E não são apenas bebidas que podem ser servidas em sua copa. Biscoitos, snacks e outros petiscos de consumo rápido também podem contribuir para que os pacientes se sintam mais bem recebidos na recepção do seu consultório.

Com essas seis dicas, você já tem bons fundamentos para organizar o ambiente de forma mais eficiente e garantir uma recepção mais agradável. Como se viu, a disposição dos móveis, o uso de cores, as formas de entretenimento, a capacitação da recepcionista e as pesquisas de opinião são considerações vitais para fidelizar os pacientes e melhorar a credibilidade da clínica por meio do ambiente.

A agilidade no atendimento também contribui para que os pacientes tenham um atendimento mais agradável. Nesse sentido, ter um software de gestão como o Shosp pode ser uma alternativa interessante. Assine nossa newsletter e acompanhe as novidades sobre esse assunto.