Administrar uma clínica ou um consultório não é tarefa simples. Maximizar os lucros e encontrar as melhores estratégias para o sucesso exige dedicação e planejamento. E um dos principais pontos a ser observado é a gestão tributária.
A alta taxa de impostos brasileira torna ainda mais necessária a organização das informações e a criação de um plano detalhado. Assim é possível diminuir o impacto dos tributos nos lucros da empresa.
Pensando nisso, listamos os principais erros cometidos em relação à gestão tributária. Veja abaixo quais são e como evitá-los!
1. Deixar o gasto com tributos de lado
Esse é um erro muito comum nos consultórios. Os gestores não calculam os gastos totais com tributos de diferentes naturezas e deixam de entender o custo geral dos impostos ou o quanto estão deixando de lucrar por causa disso.
Isso provoca erros no cálculo da margem de contribuição de cada procedimento e o administrador do consultório pode acreditar que está operando em lucro, quando, na verdade, os tributos envolvidos estão consumindo a lucratividade a ponto de causar prejuízo.
É importante fazer um diagnóstico completo para escolher melhor a forma de tributação, que diminuirá o impacto sobre os seus negócios.
2. Não analisar a precificação de seus serviços
Esse é um erro decorrente do anterior: Por não dar atenção aos gastos com tributos, a empresa acaba por errar na precificação dos seus serviços e ocorre o que citamos acima: você pensa que o preço de um serviço está adequado quando, na verdade, ele está trazendo prejuízos.
Para precificar corretamente seu portfólio, é preciso estar atento à concorrência, ao preço médio praticado no mercado, à demanda pelo serviço mas também não se pode deixar de observar a carga tributária que incide sobre ele.
Ao comparar seus preços com seus concorrentes e perceber uma variação muito grande, esteja atento: a diferença pode estar exatamente na carga tributária.
3. Não elaborar um planejamento detalhado
Muitos consultórios ainda acham que isso é uma espécie de luxo, mas se pensarmos na quantidade de tributos e nas alíquotas de cada um, é possível perceber que não fazer um planejamento fiscal sério pode significar até o fechamento da empresa.
Portanto, é necessário entender todos os impostos que incidem sobre o serviço e se existem estratégias para diminuir os valores de forma legal. Também é preciso organizar os pagamentos em dia, pois atrasos resultam em multas pesadas.
Para manter um controle tributário organizado e prático, que vai ajudá-lo a controlar os pagamentos dos impostos e evitar problemas e atrasos, você precisa:
- Ter um software ou planilha de controle específico, que calcule o pagamento devido acumulado a cada procedimento realizado e faturado;
- Acompanhar o histórico de meses anteriores para ter uma percepção de seus gastos com pagamento de tributos e se programar para os períodos seguintes;
- Fazer um aprovisionamento mensal para arcar com essa obrigação, evitando atrasos e dores de cabeça;
- Estudar a carga tributária de períodos anteriores, para analisar se o regime tributário pelo qual seu consultório é optante está adequado ao seu perfil ou se vale a pena migrar para outro, mais vantajoso.
4. Não fazer comparações entre os possíveis regimes tributários
Dependendo de sua área de atuação, do seu porte e dos serviços prestados, uma empresa pode optar entre os regimes tributários disponíveis.
Acontece, frequentemente, de uma empresa iniciar suas atividades em um deles e, frente às mudanças em suas atividades e seu porte, não analisar se seria mais vantajoso migrar para outro.
É preciso que o gestor sempre esteja atento aos resultados dos períodos anteriores — como já sugerido anteriormente — e faça comparações de sua carga tributária entre as opções disponíveis, para escolher a mais econômica para o consultório.
5. Não ficar atento às mudanças na legislação
Além das altas alíquotas, o sistema tributário brasileiro é complexo, pois é cheio de normas e regras. Os procedimentos também mudam todo o tempo e novas legislações são promulgadas.
Quando não se está atento a essas mudanças, o consultório fica vulnerável a erros que podem significar perda de dinheiro e muita dor de cabeça. Então, é preciso manter-se informado e sempre se atualizar quando o assunto é tributação.
A legislação fiscal brasileira é extremamente complexa e capilarizada. Todos os dias, os Diários Oficiais da União, de Estados e Municípios publicam novas normas e regulamentos, além de decretos e outras instruções. Isso resulta em mais de uma carga tributária tanto diversa como dinâmica.
Para permanecer atento e atualizado quanto a isso, é preciso que o responsável pelo cálculo dos tributos esteja sempre acompanhando as mudanças legislativas sobre os serviços prestados pelo consultório.
6. Não realizar as obrigações acessórias
As obrigações tributárias acessórias consistem dos trâmites burocráticos que permeiam o pagamento de cada um dos tributos exigidos e protegem o consultório diante de futuras fiscalizações. Além do pagamento, em si, dos tributos, elas não podem ser deixadas de lado. Algumas das principais são:
- Emissão da nota fiscal da venda de eventual produto agregado aos serviços realizados e da própria realização do serviço;
- Emissão de todas as guias referentes ao recolhimento dos tributos;
- Escrituração dos livros fiscais, conforme legislação aplicável;
- Elaboração e envio das declarações fiscais e sociais pertinentes;
- Demonstrações fiscais e contábeis;
- Registro de folha de pagamento e emissão de holerites e contracheques.
Não realizar as obrigações acessórias pode incorrer em uma série de dores de cabeça para o consultório. Infelizmente, esse é um erro bem comum! Os gestores ficam atentos aos pagamentos e aos cálculos dos tributos e acabam se esquecendo de que a legislação tributária brasileira é repleta de normas e cheia de obrigações que precisam ser seguidas à risca para não ocasionarem multas e outras sanções.
Um exemplo disso é o controle de notas fiscais e de outras informações necessárias para a Escrituração Fiscal Digital. Caso não seja feito corretamente, a falta desse controle pode trazer sérios problemas para o consultório.
7. Não observar as informações da contabilidade
Os gestores tendem a achar que as informações da contabilidade são meramente demonstrativas. Mas, na verdade, elas podem ser a base para encontrar as melhores estratégias para o negócio. Deixar de observá-las é uma forma de não entender o negócio de forma ampla e completa — além de ser um jeito de perder o controle sobre os processos administrativos da empresa.
Todos os erros acima podem ser evitados e isso pode aumentar os lucros do seu consultório. Fique atento e procure orientação profissional para resolver esses problemas.
Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Já cometeu algum desses erros na gestão tributária do seu consultório? Deixe um comentário aqui no blog e compartilhe as suas experiências!
