14 dicas para administrar sua clínica ou consultório
  • 25 Janeiro 2018

Usualmente, profissionais de saúde optam por abrir sua própria clínica e, quando isso acontece, eles ganham uma tarefa para a qual não estudaram: administrar consultório. Fazer com que uma clínica ou um consultório venha a prosperar requer muito mais do que ser um bom profissional da saúde.

A barreira de não ter estudado administração de empresas durante a graduação em medicina, portanto, não deve ser um empecilho para que os médicos administrem corretamente as suas clínicas ou consultórios. Afinal, é possível que sejam feitos cursos complementares e a experiência do dia a dia também pode contribuir para que as melhorias sejam feitas constantemente,

Assim sendo, reunimos aqui 13 dicas para o profissional da saúde que precisa administrar uma clínica. Essas dicas, se adotadas no cotidiano, podem tornar o trabalho muito mais simples e menos estressante. Ficou interessando? Quer saber quais são elas? Então continue a leitura!

1. Inove sua agenda

Aquela agenda de papel, além de não ser nada prática, pode gerar confusão, principalmente na hora de desmarcar consultas e encaixar pacientes. A alternativa para isso é adotar um bom sistema informatizado, que facilite a organização dos horários e que possa ser visualizado até pelo smartphone ou pelo tablet.

A agenda eletrônica evita que a secretária cometa erros como marcar dois pacientes no mesmo horário, por exemplo. Além disso, os próprios médicos podem acessar os seus horários de atendimento de qualquer local em que estiverem.

A adoção de uma agenda eletrônica permite consultar os dados dos pacientes rapidamente e verificar as prescrições realizadas anteriormente. Assim, a consulta é mais direcionada, auxiliando no atendimento. 

Outras facilidades da agenda eletrônica são:

  • agendamentos instantâneos: o paciente pode marcar sua consulta em qualquer horário do dia, inclusive em finais de semana;
  • lembretes de consulta: o sistema envia automaticamente um lembrete de consulta para o paciente, informando o dia e o horário;
  • gerenciamento das consultas: o médico pode verificar sua agenda diariamente e integrá-la à sua agenda pessoal.

2. Otimize o tempo de sua secretária

Sabemos que tanto o dia a dia do profissional da saúde quanto o dos secretários costumam ser bastante corridos. Pensando nisso e na primeira dica deste artigo, quanto mais conseguirmos agilizar as atividades da recepção, mais seu atendimento será eficaz e mais satisfeito seu paciente ficará.

Para isso, indicamos novamente a informatização de sua clínica ou consultório. Agendas de papel são pouco práticas, enquanto as agendas online são fáceis de acessar, facilita a busca das datas dos agendamentos de um paciente e a desmarcar e reagendar consulta. Assim, a secretária pode se focar nos pacientes que estão na clínica e em realizar outras tarefas, deixando de perder tempo com a marcação de consultas.

Além da agenda, existem softwares de gestão que permitem que o próprio paciente, por meio do site da clínica, tenha acesso aos horários livres e possa fazer o agendamento no conforto de sua casa, evitando as filas para marcação e o congestionamento das linhas telefônicas da clínica.

3. Facilite a análise dos relatórios de sua clínica ou consultório

Montar tabelas e planilhas para organizar a disposição dos pacientes ou dos preços dos serviços, por exemplo, além de ser estressante, demanda muito tempo. Por isso, essa é uma área também bastante auxiliada por softwares de gestão, que tornam a montagem de relatórios muito mais rápida e eficaz.

Com a utilização de um software de gestão, o médico ou o gestor da clínica pode facilmente gerar relatórios e visualizar outras informações, como fazer a revisão de prontuários, o controle dos convênios, checar a quantidade de consultas realizadas e analisar as formas de pagamento. Esses dados permitem que as decisões sejam tomadas de maneira mais assertiva e que a gestão da clínica seja mais adequada.

O mais interessante disso tudo é que não é necessário estar presente fisicamente na clínica para ter acesso a essas informações. O médico responsável pela clínica pode acessar essas informações de sua casa ou em qualquer local que estiver, bastando ter em seu poder um dispositivo com acesso à internet.

4. Coloque todos os cadastros num mesmo ambiente

Foi-se o tempo em que a recepção da clínica ou do consultório era cheia de arquivos e inúmeras gavetas que armazenavam os cadastros. Agora, tudo isso pode ficar na nuvem: desde a ficha com os dados do paciente até os preços cobrados, para fácil acesso e organização.

A nuvem é um ambiente virtual em que os dados são armazenados com segurança e podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, basta ter acesso à internet. Esse é o conceito de cloud computing, que facilita o acesso remoto e reduz a necessidade de manter arquivos físicos.

Vale ressaltar que a maioria dos softwares de gestão fazem automaticamente o backup dessas informações de período em período, evitando assim que os dados sejam perdidos por erros ou invasões no sistema.

5. Priorize seu atendimento

A relação entre médico e paciente é indispensável para que a clínica ou o consultório funcionem bem e, por isso, deve ser prioridade. Tendo sempre à mão o histórico do paciente, seja na rua, em casa ou no consultório, você consegue oferecer um atendimento muito mais personalizado e, por consequência, mais eficiente.

Novamente, é importante ressaltar que a tecnologia pode ajudar nesse processo. Se o paciente é atendido e percebe que o médico conhece seu histórico de consultas e de prescrições, ele tende a confiar mais no profissional e a sentir-se mais satisfeito.

Além disso, os pacientes bem atendidos, além de retornarem à clínica, também a indicarão para seus familiares, amigos e conhecidos de um modo geral.

6. Organize seus relatórios de faturamento

Para gastar pouquíssimas horas fechando o faturamento de inúmeros planos de saúde, todos os meses, um sistema de qualidade pode vir bem a calhar. O Shosp, por exemplo, gera suas guias e arquivos XML a partir de dados já anteriormente cadastrados, evitando a redigitação e, consequentemente, o risco de falhas. É muito mais rápido e seguro.

Além disso, o software pode ajudar no controle de contas a receber e a pagar e a fazer o monitoramento dos recibos, ações importantes para que a clínica mantenha suas contas em dia. Tudo isso de forma rápida e prática.

7. Agilize seu controle financeiro

Uma boa ferramenta digital pode ajudar a criar e a manter um fluxo de caixa numa clínica ou em um consultório, organizando a entrada e a saída de recursos. Isso ajuda a mensurar até mesmo o crescimento do estabelecimento.

Dessa forma, é possível identificar as áreas que estão demandando mais recursos e aquelas em que os gastos podem ser reduzidos, aumentando a eficiência no uso dos recursos financeiros.

Outra dica importante é que você não retire dinheiro do caixa para os seus gastos pessoais. A ideia é que o médico gestor da clínica tenha um salário mensal, previamente definido, e que utilize desse dinheiro para suas despesas. Afinal, retirar dinheiro do caixa, por menor que seja a quantia, pode causar erros no fluxo de caixa do consultório.

8. Use os dados a seu favor

Utilize os dados da sua clínica para planejar estratégias de marketing e, a partir disso, conquistar novos pacientes e fidelizar os existentes. Assim, é possível identificar o perfil de pacientes, a recorrência dos históricos e os tipos de reclamações mais realizadas a fim de realizar campanhas direcionadas.

Nesse sentido, vale a pena lembrar que o marketing médico-paciente é uma ferramenta utilizada para agregar valor ao paciente, além de também colaborar na organização da clínica ou consultório e trazer mais retorno para os sócios. Ou seja, podemos dizer que o marketing ajuda todos a se beneficiarem ao máximo com as estratégias.

Exemplos de ações de marketing e relações públicas que podem ser realizadas com dados dos pacientes é o envio de mensagens parabenizando-os no dia de seus aniversários, datas comemorativas como o Natal, Páscoa, Dia das Mães, Dia dos Pais, entre tantas outras. Para isso, também é importante possuir um calendário editorial bastante completo.

9. Busque por acessibilidade

Poder acessar seus dados de agenda, prontuário e controle financeiro de qualquer lugar e a qualquer momento otimiza muito a administração e as tomadas de decisão. Busque um sistema seguro que te dê o respaldo de acesso por computador, smartphone ou tablet, com total conforto e confiança.

Além da segurança, é importante que o seu sistema se adapte bem a qualquer tela em que for acessado. Assim, você poderá administrar os dados tanto por meio de computadores e notebooks, como em celulares, que possuem uma tela menor.

10. Conecte-se ao paciente

Mostrar que a clínica ou o consultório se importa com cada um de seus pacientes é uma ótima estratégia de fidelização. Utilize o seu software para colecionar dados cadastrais e envie mensagens para relembrá-lo das datas de consultas e exames.

Tal prática também é útil para a clínica no que se refere a falta dos pacientes nas consultas. Isso porque muitas pessoas acabam faltando na consulta por esquecimento, pois todos têm uma rotina muito corrida e agitada na atualidade.

11. Invista em marketing

Há um velho ditado popular que diz que “quem não é visto, não é lembrado”. Sendo assim, você precisa investir em marketing para que as pessoas conheçam a sua clínica ou consultório e se interessem em procurar os serviços que você oferece.

Apesar de o Conselho Federal de Medicina (CFM) ditar algumas regras e normativas éticas sobre a publicidade na medicina, existem algumas técnicas que podem ser desenvolvidas sem problema nenhum.

O marketing de conteúdo, ou seja, a produção de artigos, dicas, vídeos e outras informações em canais como blogs e redes sociais pode fazer com que você se torne uma autoridade em seu segmento de atuação.

12. Capacite a sua equipe

Todos os profissionais da sua clínica, como secretárias, enfermeiros e técnicos em enfermagem precisam ser treinados e qualificados para saber lidar com os pacientes.

Promover treinamentos e oferecer cursos complementares pode ser uma boa ideia para capacitar a sua equipe.

13. Otimize o tempo das consultas

Para não perder pacientes e garantir que eles saiam do consultório satisfeitos, é essencial atendê-los no horário agendado. Procure não encaixar pacientes de última hora e mantenha sua agenda devidamente organizada a fim de evitar atrasos. Além disso, saber o que exatamente perguntar e conduzir a conversa de modo a não desviar o foco do assunto principal ajudará a não exceder o tempo máximo de consulta dos pacientes. 

14. Escolha um bom software

Quase todas essas dicas podem ser colocadas em prática com um sistema de qualidade e confiança, que compreenda e atenda às suas necessidades. Conheça o Shosp e surpreenda-se com qualidade dos serviços oferecidos.

Gostou das nossas dicas de como administrar uma clínica? Agora é só colocar tudo isso em prática! Além disso, para continuar se qualificando, você pode baixar o nosso e-book “Como aumentar o número de pacientes em sua clínica ou consultório” e garantir o sucesso do seu negócio!