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O certificado digital é cada vez mais uma necessidade para pessoas físicas e jurídicas que emitem notas fiscais eletrônicas. São arquivos eletrônicos com senha online que permitem verificar a identidade da empresa, usuário ou computador.

A certificação possibilita o reconhecimento de quem o possui junto aos órgãos públicos, como a Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) ou do município (prefeitura). É também utilizado como assinatura eletrônica para documentos digitais.

Para um melhor entendimento sobre o assunto, vamos abordar neste artigo os principais aspectos da certificação digital, bem como a importância e vantagens em seu investimento. Continue a leitura para saber mais!

O que é certificado digital

O certificado é uma declaração digital emitida por uma certificadora que valida a identidade do usuário e permite uma comunicação online de maneira segura por meio de criptografia.

Dessa forma, ele também garante a integridade dos dados no momento da emissão da nota fiscal eletrônica. Por ser um mecanismo de identificação, ele ainda é utilizado em assinaturas eletrônicas com validade fiscal e jurídica.

Assim, quando uma clínica emite uma nota fiscal de serviço, o certificado verifica o conteúdo do documento e retorna um código de validação, com um número específico para cada emissão. Esse sistema impede que documentos alterados sejam validados.

A importância do software certificado

A maioria das prefeituras exige o certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas de serviço (NFS-e), mas ainda existem alguns órgãos municipais que permitem métodos manuais. Porém, para as notas fiscais de produtos (NF-e), o certificado é obrigatório em todas as situações.

A prestação de contas com um alto volume de documentos torna praticamente impossível o processo manual, além de possibilitar a ocorrência de eventuais erros. Nesse sentido, o software certificado tem uma grande importância por garantir segurança, integridade e agilidade nos processos.

Como escolher um software com certificação

Há vários tipos de certificados e na hora da escolha é importante considerar aspectos como demandas da empresa, funcionalidades do software, entre outros. Cada modalidade de certificado digital é intransferível e inviolável. Conheça a seguir os diferentes tipos:

e-CPF

Trata-se da versão eletrônica do CPF. É um documento digital que garante a autenticidade das transações eletrônicas para pessoas físicas, permitindo a assinatura de contratos, criação de procurações e acesso eletrônico ao site da Receita Federal.

Por utilizar a criptografia de dados, garante segurança, sigilo e integridade das informações. Ele permite a emissão e armazenamento de documentos de duas maneiras: no computador (A1) ou por mídia criptográfica (A3).

e-CNPJ

Versão do CNPJ em formato eletrônico, que garante a autenticidade e integridade nas transações eletrônicas de pessoas jurídicas. Ele permite às empresas criarem procurações e terem acesso ao site da Receita Federal. Para essa versão os documentos fiscais também podem ser emitidos e armazenados nos formatos A1 e A3.

Formato A1

É um arquivo eletrônico que não exige tokens ou smartcards para o seu transporte. Esse sistema pode ser instalado simultaneamente em vários programas e computadores, direto no sistema operacional.

Por oferecer agilidade, é indicado para empresas que emitem um grande volume de notas ou apenas desejam ter mais facilidade na automação de tarefas documentais. Ele tem validade por 12 meses.

Formato A3

O A3 pode ser adquirido no formato de um cartão inteligente (depende de uma leitora específica) ou de um token (pendrive). Esse sistema exige a utilização em apenas um computador e um programa por vez, o que reduz a sua versatilidade.

Outra desvantagem desse modelo é a necessidade de digitar a senha toda vez em que é utilizado. Em casos de erros, após 3 vezes o sistema é bloqueado e inutilizado, exigindo uma nova compra do certificado. Tem validade de 36 meses.

Como vimos, o investimento em um software de certificado digital proporciona agilidade e segurança às empresas. Para escolher o que melhor se adapta à sua clínica, é importante analisar as necessidades específicas do seu negócio.

E você, está pensando em adquirir um certificado digital? Então entre em contato conosco e conheça o nosso software médico com sistema de emissão de NFS-e integrado com a prefeitura de sua cidade.

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