O gerenciamento de pacientes atrasados deve ser uma das principais metas na administração de clínicas médicas que buscam a qualidade no atendimento. A falta de ações para evitar esse problema pode impactar diretamente na saúde financeira e produtividade do estabelecimento.
Embora os atrasos provoquem situações estressantes, é fundamental saber lidar com eles, em prol da clínica e dos pacientes pontuais que se prejudicam com as falhas de outros.
Neste artigo, apresentamos 8 dicas para auxiliar na resolução desse problema. Continue a leitura e considere a aplicação dessas indicações para otimizar os atendimentos e reduzir os impactos dos atrasos no funcionamento da sua clínica!
1. Identifique os pacientes atrasados
Há pacientes que atrasam com frequência e outros que, mesmo atrasando ocasionalmente, também prejudicam a organização do atendimento. Dessa forma, as ações para reduzirem o problema dependem de um prévio levantamento de perfis. Com isso, será mais fácil identificar quem são os pacientes atrasados.
Após esse levantamento, é necessário efetuar anotações das frequências de atrasos nos prontuários desses pacientes. Para tanto, é aconselhável a utilização de um software específico, com o qual a secretária será capaz de efetuar esses processos com muita agilidade e eficácia.
2. Utilize a tecnologia para reduzir o número de pacientes atrasados
Implementar um software dentro da clínica pode ser um passo essencial para o alcance da excelência. Um sistema de qualidade permite que as informações sejam atualizadas com facilidade. O resultado é uma rotina de qualidade com acesso a prontuários eletrônicos, receituários e resultados de exames.
Toda essa otimização proporciona uma melhor fluidez entre os atendimentos e resulta diretamente na diminuição de pacientes atrasados. Isso porque um melhor controle de dados e horários permite que as consultas sejam intercaladas de forma a aproveitar mais o tempo. É possível que se intercale consultas mais demoradas com atendimentos mais rápidos, além de criar um padrão de intervalos que será monitorado.
Além dos benefícios relativos aos agendamentos, o software possibilita a fidelização dos pacientes, por meio de mensagens personalizadas sobre novidades da clínica ou felicitações em datas comemorativas, como aniversários e outros.
3. Entenda os motivos do paciente
Para lidar com essas situações, é muito importante compreender e ser sutil. Considerando-se sempre que cada pessoa tem seus próprios motivos para atrasar, e que às vezes não consegue contorná-los. Nesse sentido, é necessário demonstrar empatia e disposição para encontrar uma solução que beneficie a todos.
A conscientização do paciente quanto à importância da pontualidade é a melhor opção para amenizar o problema e mantê-lo fiel aos serviços da clínica. A aproximação e compreensão é uma boa chave para diminuir a frequência de pacientes atrasados.
Considere as dificuldades apresentadas pelos pacientes, registrando-as nas fichas individuais para adequar os agendamentos. Dessa forma, se o problema for trânsito, combine um horário mais cedo ou mais tarde para as próximas consultas.
4. Defina um tempo limite para atraso
É importante estabelecer um limite de atraso para manter a organização dos horários agendados. O tempo de atendimento clínico deve ser a base para a definição de uma tolerância. Tendo como principal objetivo a redução dos impactos dos atrasos no funcionamento da clínica.
Para tanto, estabeleça esse limite com a secretária, a fim de que ela possa efetuar um controle entre os pacientes atrasados. Assim, ela poderá contatar o paciente e confirmar se a pessoa conseguirá chegar no horário agendado. O uso da tecnologia pode ajudar muito nesse sentido.
5. Envie lembretes automáticos sobre a consulta
Embora a ligação telefônica para confirmação de consultas seja um método eficiente, gera perda de tempo e gastos. A tecnologia oferece praticidade e agilidade para auxiliar esses contatos e evitar atrasos e faltas.
Com um simples comando da secretária, um software específico para clínicas médicas pode disparar mensagens por e-mail, WhatsApp ou SMS aos pacientes. Também é possível elaborar um modelo de texto pronto poupando tempo com digitações.
O uso da tecnologia como aliada facilita não só a redução de pacientes atrasados, como também abre uma porta de comunicação. Com isso, caso já saiba sobre o atraso inevitável, o paciente poderá se sentir confortável de se comunicar via WhatsApp, por exemplo.
6. Mantenha os cadastros atualizados
É essencial que se mantenha o cadastro de todos os pacientes em dia, evitando que pacientes atrasados surjam por falta de contato. Com os dados atualizados, fica bem mais fácil manter o paciente atualizado. O cadastro pode ser usado não só para evitar atraso em consultas, como também para mantê-los informados de possíveis novidades na clínica.
A construção de vínculo com o paciente também é de grande relevância para que eles se sintam confortáveis de recorrer à clínica. Além de gerar grande conforto e confiabilidade.
É também de suma importância ter os dados atualizados para evitar perguntas que já foram previamente respondidas. Criando um fluxo de atendimento eficaz que vai desde a recepção até a consulta.
7. Atenda sempre no horário agendado
A pontualidade funciona como uma via de mão dupla. Assim como a constância de pacientes atrasados é prejudicial para a clínica, também não é aconselhável o atraso no atendimento. Além de ajudar no fluxo de sua agenda, a fama de um atendimento pontual inibe que os pacientes atrasados se tornem frequentes.
Sabendo que a clínica segue com fidelidade o horário agendado, o paciente terá em mente que seu atraso será notado. Isso fará com que ele, ao marcar uma consulta, evite se perder nos minutos.
8. Invista na fidelização dos pacientes
A fidelização dos pacientes é o resultado de uma série de diferenciais que resultam no destaque da clínica. Uma boa recepção, um bom atendimento e o cuidado sempre chamam a atenção positivamente.
Em uma era de rotinas apertadas, a otimização do atendimento aliada a valorização do indivíduo são essenciais para fidelizar os pacientes. Com isso, ao criar um padrão de atendimento cuja qualidade vai desde a recepção até o consultório, os pacientes atrasados também diminuirão.
Parte indispensável da fidelização dos pacientes com a clínica consiste em ser reconhecida não só pelo nome, como também pelo funcionamento.
Atrasos e faltas são comuns, mas como vimos, é importante saber lidar com o problema e gerenciar os pacientes atrasados para amenizar os impactos negativos no funcionamento da clínica. A adoção de simples práticas e um software específico auxilia na redução do índice de atrasos e promove a fidelização dos pacientes.
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