Planejamento estratégico, uma boa organização e esforço diário são características que todo gestor deve possuir ou conquistar para garantir que seu consultório seja bem-sucedido.
Seja para uma clínica recentemente inaugurada ou para consultórios já em funcionamento, a tecnologia atual oferece inúmeros recursos que podem tornar o planejamento e a organização muito mais rápidas e fáceis — existem diversas práticas que podem ser realizadas para garantir seu crescimento de maneira rentável.
Nesse caminho, confira 10 dessas práticas de organização que separei para lhe ajudar a tornar sua clínica muito mais produtiva e lucrativa.
1. Opte pela praticidade na gestão da clínica
Organizar recursos, funcionários e pacientes muitas vezes exigem processos burocráticos para a clínica, deixando a gestão complicada e cansativa. Isso pode ocorrer em casos de clínicas com muitos pacientes, ou muitas especialidades, cujo fluxo de pessoas e de documentações acabam por dificultar seu crescimento
Ao gerenciar sua clínica, procure criar processos de fácil implementação. Quanto aos pacientes, a estrutura local deve ser acolhedora e intuitiva o bastante para que eles possam aproveitar o ambiente sem causar tumultos.
Nos níveis mais técnicos, como agendamento de consultas, controle de finanças e atualização de prontuários dos pacientes existem softwares de gestão voltados especificamente para eles, possibilitando que o trabalho realizado seja otimizado e facilitado.
2. Utilize um sistema de agenda online
Já vimos diversos motivos para gerenciar uma clínica sem a necessidade de papel. Vimos também como a tecnologia pode ser bem positiva quando se trata de cuidados dos pacientes e da própria estrutura do consultório. Os softwares de gestão de clínicas são perfeitos para estas tarefas.
De modo geral, o uso de agendas virtuais permite o seu acesso de qualquer local, e como quiser, desde que se disponha do software instalado em um aparelho mobile ou em seu computador.
Com as agendas virtuais, você será capaz de organizar toda a sua rotina diária de consultas e prontuários, de maneira muito mais prática e fácil.
Através delas é possível:
- Conferir o status de atendimento dos pacientes
- Verificar quais já foram atendidos
- Pacientes que estão em andamento
- Pacientes que precisam ser atendidos
- Tempo de cada consulta
- Realizar reservas de vagas
- Encaixes de horários
Tudo isso de forma bem organizada e alinhada com sua secretária. Caso haja mais de um médico, é possível organizar sua planilha de atendimento separadamente para cada profissional e até mesmo realizar um controle maior de salas, abrindo possibilidades de locação para novos parceiros.
A organização de grades e horários, inclusive com a possibilidade de abertura para novos profissionais, pode aumentar o faturamento do consultório e consequentemente aumentar os lucros. Além disso, ter tudo registrado online garante muito mais acessibilidade e segurança, como veremos adiante.
3. Garanta mais tempo disponível com uma gestão eficiente
Os softwares de gestão possibilitam que a gestão do tempo na sua clínica ou consultório seja bem aproveitado. No entanto, ter uma gestão eficiente vai muito além de apenas otimizar processos técnicos.
Um bom gerenciamento de um consultório começa desde a fase de planejamento. Com metas alcançáveis e com os recursos disponíveis, todos os responsáveis devem trabalhar objetivos comuns, ainda que nos planos, em curto e médio prazo, esses objetivos possam tomar novos rumos.
Um bom planejamento permite alcançar as metas estipuladas no tempo desejado, e dependendo das circunstâncias, até mesmo antes do planejado.
4. Desfrute os benefícios de softwares na nuvem
Uma das vantagens mais expressivas no uso de softwares de gestão de clínicas é a segurança que eles oferecem aos seus usuários. O cloud computing, embora necessite de uma conexão constante com a internet, garante que seus dados nunca se percam em eventuais problemas com as máquinas no consultório — o backup das informações fica garantido e pode ser acessado de qualquer dispositivo.
Outro benefício do cloud computing para a gestão de clínicas é a economia de custos e de espaço físico. Uma vez que estão salvos em servidores virtuais, os custos para manutenção e atualização dos programas é muito menor do que suas versões instaladas em computadores, além de não comprometer o desempenho de suas máquinas, sobretudo em momentos de consultas.
5. Aproveite melhor o contato com Pacientes
Toda a estrutura sugerida até aqui visa um tratamento especial e diferenciado para cada paciente, pois são eles que ajudam a manter qualquer clínica saudável financeiramente. Nos primeiros meses de atividade, a captação de pacientes pode ser demorada, principalmente se os médicos são pouco conhecidos na região. no entanto, o que pode ser um empecilho pode se transformar em algo positivo.
O segredo aqui é proporcionar um tratamento humanizado para cada paciente. É fazer com que eles se sintam seguros para explicar quais são suas enfermidades e como os médicos de fato podem ajudá-lo. Para alcançar esse objetivo com maior facilidade, o prontuário eletrônico é uma solução prática.
Com ele, você pode registrar os históricos de cada paciente de maneira personalizada, com todas as informações relevantes de acordo com as necessidades do clínico, incluindo fotos de exames e outros anexos. Também é possível criar atestados e solicitações de exames com rapidez, com todas as informações necessárias disponíveis. Mesmo receituários e cartões de vacinas podem ser monitorados através do prontuário online. E se o paciente preferir, você pode enviar as informações solicitadas para ele.
6. Contrate uma Boa Secretária
Nenhum profissional da área de saúde consegue sustentar um consultório por muito tempo sem o auxílio de uma boa secretária. Enquanto os médicos da clínica utilizam os softwares de gestão para tarefas mais complexas, que visam a organização em um nível mais amplo do consultório, a secretária pode utilizar o mesmo software para suas tarefas cotidianas, que garantirão o fluxo de trabalho que os médicos precisam para o crescimento da clínica.
Quanto ao uso do software em si, é possível criar versões próprias de usuário para as secretárias, de modo que elas possam realizar seus trabalhos com mais agilidade.
7. Tenha uma gestão financeira campeã
Todas as dicas dadas acima visam uma gestão financeira mais propícia para sua clínica. E mesmo elas podem ser realizadas de maneira organizada e prática em um software de gestão para consultórios. Seja para organização de custos e receitas, seja para monitorar Faturamentos TISS (Troca de Informação de Saúde Suplementar), os softwares de gestão são uma excelente saída.
Para uma gestão financeira mais direta, é possível criar períodos exatos para fechamento de caixa diário, semanal e mensal, contribuindo assim para análises mais profundas de ganhos. Também é possível separar os recebimentos entre as formas de pagamento disponíveis no consultório, bem como os diferentes custos separados por planos de saúde, caso um ou mais deles o custeiem.
E para monitoramentos mais detalhados, é possível dividir os pagamentos em diferentes setores do consultório (consultas, exames, cirurgias, entre outros), por contas bancárias e por médicos participantes.
Com todas estas informações, sua movimentação de conta, pagamentos e recebimentos será muito mais bem organizada. Sobre o Faturamento TISS, os softwares de gestão de clínicas contam com uma supervisão à parte, com recursos próprios para atender os padrões exigidos pelos órgãos públicos que o regulam.
Uma vez que estes faturamentos precisam ser organizados em uma linguagem de programação própria, você pode lançar apenas os arquivos XML de faturamento para os planos de saúde, para a gestão financeira, facilitando sua organização.
8. Invista em tecnologia
A tecnologia é uma ótima aliada para revolucionar a organização e melhorar o atendimento da sua clínica. Listamos duas ótimas opções para aplicar em sua clínica, de acordo com as especialidades que ela oferece:
Utilize um sistema HIS (Hospital Information System): esse tipo de sistema integra várias funcionalidades em um só lugar. Através dele é possível fazer a gestão do seu negócio, realizar agendamentos online e cuidar da parte administrativa e financeira, além de emitir relatórios, gráficos e listas de suprimentos necessários.
Adote um sistema de diagnóstico à distância: a maioria das clínicas precisa utilizar exames de imagem para diagnosticar um paciente. No entanto, pode ser extremamente oneroso ter um corpo clínico de prontidão para avaliar esses exames. Desse modo, é interessante contratar uma empresa especializada em telerradiologia. Para que essa tecnologia funcione é necessário apenas enviar o exame em formato de arquivo DICOM e esperar o diagnóstico feito com extrema rapidez por radiologistas renomados. Assim, o empreendedor só paga pelo laudo, e não pela estrutura e corpo clínico, o que dinamiza e acelera os processos em sua clínica.
9. Adote soluções otimizadas
Soluções otimizadas visam dinamizar e melhorar o fluxo dos processos da sua clínica. Separamos nesse tópico algumas dicas simples que podem ser colocadas em prática facilmente:
Adote o uso de senhas prioritárias: Normalmente não há uma fiscalização efetiva sobre o uso de senhas, mesmo que a prioridade para idosos, grávidas, pessoas com crianças no colo e deficientes seja prevista em lei. No entanto, classificar as pessoas no atendimento ajuda na organização dos processos, além de ser um ato gentil por parte da clínica.
Adquira totens de autoatendimento: Essa é uma ideia interessante para reduzir filas e deixar o processo de espera mais organizado. Esse sistema permite que o paciente retire uma senha para atendimento de acordo com o agendamento feito previamente. Dessa forma, se o paciente está atrasado e perdeu seu horário, o próprio sistema buscará um novo horário. Se ele está adiantado e não há fila de espera, seu atendimento pode ser antecipado.
Evite erros em relação a planos e convênios: A glosa é uma situação desagradável que acontece quando o reembolso de um algum procedimento é negado ao cliente pelo plano. Normalmente, cerca de 90% das glosas são de caráter administrativo, ou seja, são erros em relação ao cadastro dos pacientes. Para evitar que isso aconteça invista em soluções que propiciarão uma maior eficiência no cadastro, como por exemplo, uma recepção calma e bem organizada.
10. Capacite seus funcionários
O processo de capacitação deve acontecer com todos os profissionais – médicos, enfermeiras, secretárias, técnicos, seguranças e demais funcionários – a fim de definir as políticas e a missão da clínica como empresa.
Também é interessante considerar a possibilidade de ministrar palestras e treinamentos sobre a forma de funcionamento da clínica. Os tópicos abordados devem conter informações sobre o padrão de atendimento, o lema da clínica e suas prioridades, assim como o papel de cada um como funcionário.
É essencial ensinar a todos os funcionários como operar o sistema de gestão e demais softwares da empresa, pois assim haverá menos complicações no armazenamento de informações e resultados de exames dos clientes, assim como de todo o funcionamento da clínica.
Aumentar os lucros da clínica exige muito esforço e planejamento. Comente abaixo quais os métodos que você utiliza para organizar a sua clínica. Compartilhe conosco suas dicas e experiências com o assunto!
